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職場6禮 讓工作更順手
文/葉惠娟 | 2012.03.01 (月刊)

每次刷存摺,看到存款增加的喜悅,每個人都有過;萬一花費超過當月所得,需要動用過去的存款,其中的懊惱與挫折,曾經透支的人最清楚。

談到職場禮儀,認為老套、標準太高而小看的人,就如同支出超過收入,一定經常在人際關係上感到左支右絀,挫折情緒備增;相反的,重視職場禮儀的人,即使現在做不到最高標準,但做起事來,就如同每次存款增加,總能享受到左右逢源、得心應手的甜美果實。

那麼在職場上,如何化解不必要的誤會與困擾,達到與人互動無往不利的目標?本文從六大面向進行剖析,教你掌握職場人際關係的不敗法則。

1.面試法則

為甚麼一樣的學經歷,有人找工作比較順利,有人到處碰壁?

新世紀形象管理學院創辦人石詠琦說,面試時手機響起、面試官遞名片沒有站起來、回應問題只有「嗯!」沒有第二句話、女性領口過低看得到事業線、裙長在膝蓋以上、鞋子露出腳趾頭等,都容易給人負面印象。

交換名片也有許多眉角,石詠琦分享遞送名片三部曲,一,雙手奉上;二,名片正面朝向對方;三,遞出名片時,雙手位置應低於胸口,因為從胸口以上遞出,在中國人的社會有祭拜的含意。如果雙方同時遞出名片,應以一手遞出名片,另一手接對方名片,而且要注視名片】上的名字、職稱,相互寒暄與讚美。

2.遠離禁忌 順利晉升】

進入職場工作,為甚麼有人一路晉升,有人頻頻卡關?

中華民國專業秘書暨行政人員協會副理事長陳美雪表示,進入職場後,遲到早退顯示沒有敬業精神,手機不斷響起代表私事太多,以及因私事常常無法配合加班等,都令老闆不放心交付重要任務而影響升遷。

3.贏得好人緣】

職場上做事容易做人難,為甚麼相同的職場,有人總有貴人相助,有人經常遇到冤家阻礙?

石詠琦強調,展現自信,與他人互動笑臉迎人,有助於贏得好人緣。陳美雪認為,使用公共空間有公德心,將讓自己與同事間的關係更和諧。例如,公用咖啡壺的咖啡倒完了,應主動再煮一壺,讓其他同事也有咖啡可以喝;影印機使用完畢要回復原狀,以及影印時用完最後一張紙,隨手幫忙加紙。

除了注意與人互動的細節,陳美雪也提醒面對職場磨擦的態度與方式。她說,工作上有磨擦是正常的,因為有互動才有磨擦,如果發生磨擦後雙方互相爭論誰是誰非,無法解決事情。因此當有磨擦發生,放下身段、馬上檢討,並向對方請教哪裡需要修正,可以讓事情在第一時間解決,也可以讓雙方有所學習。

4.有禮貌 享受科技便利性

現代網路與電信發達,人與人除了面對面溝通,更多時候是透過電子郵件、電話等方式互動。使用網路與電話時,要注意哪些禮節?

石詠琦表示,溝通分為語言與非語言,電子郵件屬於非語言溝通,當收件者為長輩、主管時,應令對方感覺正式且有禮貌,因此不適合用「嗨~○○○」作為問候語,應是「○○您好,我是□□□」。

提到電話禮儀,陳美雪提醒,電話接通後應向對方說清楚自己的姓與名,並確認對方身份,否則往往容易造成誤會,過去曾有公家機關撥電話沒有確認民眾的身份,直接說明將有輓聯送達,事後才發現撥錯電話,甚至因此賠償民眾的精神損失。

陳美雪說,企業界非常重視電話禮儀,因為得罪客戶可能造成訂單損失,而且無法預期損失額度,因此每位員工接電話都有標準流程。值得注意的是,電話禮儀不論是聯絡的當下,或是手機簡訊、留言都要言簡意賅,重視「時間就是金錢」的觀念。

5.武裝自己 一定要的競爭力

社會新鮮人總會被提醒,面試時穿著得體是讓面試官留下好印象的第一步,進入職場後,衣服、彩妝、指甲、髮型等,也需要因應企業形象裝扮。

石詠琦說,一個人的形象,上半身占七十分,下半身占三十分,上半身尤其應該注意臉龐四周,包括頭髮、眼睛、脖子到胸口,而頭髮又與企業形象息息相關。例如在銀行工作,長髮披肩就屬不適宜打扮,應該盤髮,以展現整齊俐落的職場形象,但如果是從事廣告公關工作,則可表現得活潑、率性。

除了頭髮,石詠琦也提醒指甲禮儀,年輕人喜歡的指甲彩繪在銀行這類氣氛較嚴謹的工作場所就屬不適宜的打扮。

陳美雪表示,服裝透露出個性與身份地位,永遠穿著同樣款式的衣服,容易令人覺得古板,可能會因為外表競爭力不足,而被排除在升遷名單之外。在職場上,無論任何職位都要注意穿著,中高階主管的穿著如果過於保守且一成不變,就無法彰顯活力,基層員工則應避免妝扮過頭,使專業感打折扣。

石詠琦舉例指出,在高科技IT產業工作的女性,較適合短髮、淡妝、耳環大小適中的妝扮,畫煙燻妝、配戴碎鑽長耳環、領口太低的打扮都不適宜。

說到化妝,陳美雪指出,素顏者容易令人感覺不重視工作,而有化妝習慣者則需要注意妝扮時機與場合,也就是說,白天上的妝應該要乾淨俐落,晚上參加晚宴或舞會才適合濃妝豔抹。

6.送禮送到心坎裡

中國人重視禮尚往來,然而職場上的禮怎麼送才能送到對方心坎裡?

石詠琦從送禮禁忌談起,初次見面就送太貴重的東西,會讓對方起疑或感到收受不起。再者,中國人與西方人都有些禮物不能送,以中國人而言,刀、剪等與武器相關者不送,諧音會造成負面聯想的禮品不送,例如送梨子易聯想到離別,扇子有散掉的含意,手帕有哭泣的意涵,送書則暗示對方不會贏。

西方人則不隨意送香水,因為香水屬個人喜好品,如果送給有夫之婦,易造成與對方有染的聯想。此外,腰帶、領帶、戒指、項鍊都有把對方綁起來的暗示,除非彼此關係非常好,否則也不適合拿來送禮。

陳美雪說,送禮會影響人際關係,送錯禮還會扣分,選禮物要看性別、個性、年齡、交情,交情不夠送得太貴重就屬賄賂,而且送禮前一定要做功課才能送得恰如其分。

至於甚麼樣的禮物可以打動人心?陳美雪分享,有一年一位朋友到她的辦公室拜訪,寒暄的過程她隨口聊到喜歡利用周休二日安排露營活動,沒有想到中秋節前夕,對方竟貼心的送了一組露營用具。她說,相較於一般人送月餅、柚子,這份用心十足的賀禮自然產生加分的效果。

石詠琦強調,送禮前還要記得包裝。陳美雪呼應,有包裝的禮物附加價值就跟著提升,因為收禮的人較能感受到送禮的人的用心,要注意的是,包裝的材料不要複雜,要融合巧思與創意。

儒家典籍《禮記.曲禮上》指出,「人有禮則安,無禮則危。故曰,禮者不可不學也。」學習職場六大禮儀,不但能讓職場上人與人之間的關係保持和諧,還可以遠離可能的人際關係危機。








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